sparring partner
Dein Partner für unvergessliche Events
Helmchen Event + Location - Von der Planung bis zur perfekten Umsetzung – kreative Lösungen für unvergessliche Events in Berlin
EVENTPLANUNG
Wenn jedes Detail stimmt
Die Vielfalt von Veranstaltungskonzepten spiegelt sich in Konferenzen, Kongressen, Tagungen, Teambuilding-Events, innovativen Firmenevents, kulturellen Highlights und Privatfeiern wider. Eine Aufgabe eint im Vorfeld alle: Viele Teile müssen ein Ganzes ergeben. Wir von Helmchen Event + Location machen aus deinem Puzzle ein Gesamtbild. Dieser Prozess umfasst für uns drei Projektphasen, die von der ursprünglichen Idee bis zur Umsetzung und Nachbereitung reichen.
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Gemeinsam mit dir arbeiten wir deine Event-Vision aus, definieren das Ziel der Veranstaltung und planen das Budget. Wir finden die beste Location in Berlin oder darüber hinaus – egal ob historische Gebäude, moderne Veranstaltungsräume oder kreative Outdoor-Locations.
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Nach dem Setzen der Rahmenbedingungen geht es für die Expert*innen bei Helmchen Event + Location um das Fine-Tuning: logistische Details, Programmgestaltung, Zeitabläufe und optional auch Teilnehmermanagement.
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Am großen Tag koordinieren wir die Veranstaltung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf, damit du den Moment genießen kannst. Danach evaluieren wir das Projekt gemeinsam und freuen uns auf dein Feedback.
Unser Team steht für Expertise, Leidenschaft & Authentizität
Wir sind die Menschen hinter Helmchen Event + Location
Was uns vereint, ist die Begeisterung für Events – eine Leidenschaft, die wir mit Kreativität, Herzblut und tiefem Know-how verbinden. Mit insgesamt 25 Jahren Erfahrung in der Eventbranche ist jedes Teammitglied einzigartig und verfügt über herausragende Fachkenntnisse, die dein Event zu etwas ganz Besonderem machen.
Wir wissen, dass hinter jeder gelungenen Veranstaltung neben der Planung und Organisation, auch echte Hingabe und Liebe zum Detail stecken. Und genau das ist es, was uns antreibt: Herausforderungen anzunehmen, authentisch zu bleiben und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die individuell und außergewöhnlich sind.
Mit Herz, Expertise und Leidenschaft schaffen wir unvergessliche Momente – immer professionell und immer mit einem Lächeln.
Lydia Lamprecht
Event, Sales & Personal
EmailLydia ist seit 10 Jahren Herzstück der Firma und begeistert mit ihrem offenen Lachen
Dirk Helmchen
Geschäftsführer
EmailSeine Erfahrung und Expertise sind die Grundlage für unseren Erfolg
Romina Kounelis
Event, Sales & Marketing
EmailMit positiver Energie bringt sie neuen Schwung in unsere Projekte
Joachim Paul
Gebäude Management
Ein wahres Allround-Talent, das mit seinem handwerklichen Geschick und seiner Erfahrung jede Herausforderung meistert!
Lotti
Office & Feelgood Managerin
Sie sorgt immer für eine entspannte Atmosphäre und bringt alle zum Lächeln.
EVENTORGANISATION
Der Weg von der Vision zur Realisierung
Unsere Eventorganisation ist ein umfassender Prozess, der sicherstellt, dass deine Idee nicht nur eine Idee bleibt, sondern auch in ein beeindruckendes Erlebnis verwandelt wird. Wir begleiten dich von der anfänglichen Konzeptentwicklung bis hin zur finalen Umsetzung und garantieren, dass jedes Detail auf deine Wünsche abgestimmt ist.
Als Full-Service-Agentur im Eventmarketing stellen wir eine Symbiose zwischen kreativem Ansatz und strategischer Planung her, um dein Event sowohl visuell ansprechend als auch hochgradig effektiv zu gestalten. Unsere Expert*innen arbeiten eng mit dir zusammen, um deine Vorstellungen in eine durchdachte und strukturierte Eventstrategie zu überführen.
Unsere Expertise basiert auf jahrelanger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Kunden. Wir wissen, wie man Marken und Botschaften kraftvoll inszeniert, um maximale Reichweite und dauerhafte Eindrücke zu schaffen.
Maßgeschneidert, innovativ und praktisch – dein Event soll nicht nur erfolgreich, sondern unvergessen werden. Vertraue auf unsere Kompetenz und lass uns dein Event zum Highlight machen.
EVENTREALISIERUNG
Produktion ist der Schlüssel zum Erfolg
Der Tag des Tages ist gekommen… Um deine großartige Idee und den perfekten Plan von der Theorie in die Praxis zu überführen, übernehmen wir die komplette Eventproduktion deiner Veranstaltung. Du kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren, während wir uns um alles kümmern – von der Stromversorgung bis hin zur Auswahl der Tischdeko. Wir wissen, dass jedes Element deines Events von Bedeutung ist, und schenken jedem Detail die Aufmerksamkeit, die es verdient. Verschiedene Aufgaben und Verantwortlichkeiten gilt es zu vernetzen, um den reibungslosen Ablauf zu garantieren.
Eventrealisierung - Unser Fokus liegt dabei auf:
Endgültige Absprachen mit Dienstleistern
Überprüfung der Ankunftszeiten und Leistungen aller Partner wie Caterer, Technikdienstleister, Dekorateure, Fotografen usw. Klärung letzter Details, wie z. B. Menüanpassungen oder technische Anforderungen.
Aufbau und Technik
Sicherstellen, dass der Veranstaltungsort dekoriert und eingerichtet ist. Überwachung des Aufbaus von Bühnen, Licht- und Tontechnik. Testen von Equipment wie Mikrofone und Projektoren vor der Veranstaltung.
Check-in-Management
Einrichten eines Empfangsbereichs für die Gäste. Vorbereitung der Gästelisten und, wenn gewollt, Namensschilder. Briefing des Personals für einen reibungslosen Ablauf.
Zeitplan und Ablaufkoordination
Sicherstellen, dass sowohl der Zeitplan als auch der Ablauf für die Veranstaltung klar kommuniziert und überwacht werden. Koordination der verschiedenen Programmpunkte, wie Reden, Präsentationen und Pausen.
Gäste-Management
Empfang der Gäste und Bereitstellen von Informationen. Ansprechpartner für alle Fragen und Anliegen der Gäste, damit sie sich rundum wohlfühlen.
Pünktlichkeit und Ablaufkontrolle
Überwachung des zeitlichen Ablaufs, damit alles nach Plan verläuft. Koordination aller Dienstleister, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Catering und Verpflegung
Überwachung des Caterings und der Essensverteilung, um sicherzustellen, dass alle Gäste gut versorgt sind. Ansprechpartner für Catering-Fragen oder Herausforderungen rund um die Kulinarik.
Notfallmanagement
Vorbereiten auf unerwartete Ereignisse, z.B. technische Pannen, Wetteränderungen oder gesundheitliche Notfälle. Bereithalten von Notfall-Kontaktinformationen und -plänen.
Helmchen Event + Location – Perfekte Events
Kreative Lösungen für Konferenzen, Firmenevents und mehr
Konferenz & Tagung
Helmchen Event + Location organisiert deine Konferenzen oder Tagungen in Berlin – professionell, inspirierend und mit modernster Technik.
Workshop & Seminar
Helmchen Event + Location begeistert deine Workshop-, Seminar- und Teambuilding-Teilnehmer*Innen in den spannendsten Locations Berlins.
Firmenevent & Get Together
Feiere Firmenevents und informelle Get Togethers mit Helmchen Event + Location, um dein Team und eure Erfolge zu feiern.
Networking-Event
Mit Helmchen Event + Location organisierst du Networking-Events, die neue Verbindungen schaffen und berufliche Netzwerke in Berlin stärken.
Messen & Produktpräsentationen
Präsentiere deine Marke auf Messen in Berlin mit Helmchen Event + Location und mach deine Produkte im perfekten Ambiente sichtbar.
Fotoshooting & Filmproduktion
Nutze die kreative Atmosphäre Berlins und plane mit Helmchen Event + Location dein nächstes Fotoshooting oder deine nächste Filmproduktion.
Sommerparty & Weihnachtsfeier
Lass Helmchen Event + Location deine Sommer- und Weihnachtsfeiern in unvergessliche Erlebnisse verwandeln.
Dinner & Gala
Helmchen Event + Location serviert kulinarische Highlights in einem stylischen Ambiente und macht deine Dinnerparty oder Gala zum Highlight der Saison in Berlin.
Hochzeitsfeier & private Events
Von romantisch bis extravagant – mit Helmchen Event + Location wird deine Hochzeit ein Traum und deine private Party in Berlin unvergesslich.
Traum-Event in Berlin?
In 3 Schritten zu Ihrem Traumevent:
1. Vision teilen
Erzähle uns deine Wünsche - online oder per Telefon!
2. Gemeinsam planen
Kostenlose Beratung & maßgeschneidertes Konzept.
3. Entspannen & genießen
Wir kümmern uns um alles!
Dein unvergessliches Event in Berlin.
